Ärikorralduse maatriksil ülevaade tippjuhile
Start-up ettevõte (>20 in), töö kestus: 1 kuu
Probleem: 1 aastaga suurenes ettevõte töötajaskond 2x, protsessid, vastutusalad ja tööviisid muutusid jooksvalt, kvaliteedijuhtimissüsteemi ei jõutud vastavalt ajakohastada, tööülesandeid tundus olevat liiga palju, rohkelt käsitööd ja samas konkureerivaid tehnilisi tööriistu ja lahendusi, tekkisid infosulud ja selle kompenseerimiseks suur suhtluskoormus ning dubleerivad dokumendid.
Soovitud seisundit kirjeldas tegevjuht kui olukorda, kus tal on selge pilt, kuskohast juhtimine logiseb ehk kus on midagi puudu, kus ülearu ja talle tekib nii tegevusplaan, mida on vaja ette võtta (luua juurde ja soetada või kõrvaldada ja loobuda).
Väljundi kasutajad: tegevjuht oma tegevusplaanina, ettevõtte töötajad visiooni ja koostööd toetava ülevaatena eesmärkidest, mõõdikutest, regulatsioonist, vastutusaladest ja töövahenditest.
Probleemipüstitus mini-auditis
Tuvastada, milliseid protsesse ja tegevusi ettevõttes üldse teostatakse, kuidas on need sisemiselt reguleeritud ja kuidas erineb kehtestatud reeglistik tegelikkusest? Kes ja mille jaoks panustab, millised vahendid tal selleks kasutada on ja millest on puudu? Mida ja kuidas mõõdetakse? Koostada kõikidele juhtimistasanditele mõistetav kompaktne ülevaade.
Tulemus
Intervjuude ja olemasoleva info ning kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentidega tutvumise alusel pandi ühele pildile kokku juhtimisvaldkonnad ja eesmärgid klienditeekonna alusel.
-
klienditeekonna järgi vasakult paremale reastati ettevõtte alameesmärgid kuni lõppeeesmärgini (kasum), kõik üksused ja vastutajad selle järgi, millisesse eesmärki nad enim panustavad, kaardistati iga valdkonna kohta kehtestatud sisemised reeglid ja igal valdkonnal eesmärgi saavutamiseks kasutada olevad vahendid.
-
Ülalt alla oli kõik eeltoodu nähtav kui juhtimisvaldkonnad: strateegia, mõõdikud, tegevusvaldkonnad, juhtimissüsteem, personal ja tehnoloogia.
Töö käigus tuvastati puuduolevad ja vastupidi, dubleerivad reeglid/dokumendid ja töövahendid.
Tekkis A2 suuruses ülevaatlik ärikorralduse maatriks-joonis, millelt sai:
eristada tugiprotsessid ja põhiprotsessid
näha iga töötaja asukohta ettevõtte eesmärkide suhtes,
näha puuduolevaid/täitmata ametikohti
leida iga üksuse tööd reguleerivaid dokumente
näha iga üksuse kasutada olevad töövahendeid
eristada puuduolevaid regulatsioone ja töövahendeid (punktiirjoonega värvitu ikooniga).
Ärikorralduse maatriksi alusel sai tegevjuht hakata planeerima vajalikke tegevusi infovahetuse parandamiseks ja töövahendite soetamiseks jne.
Töötajad said seni puudu olnud selguse eesmärkidest ja oma seostest teiste üksustega ning kolleegide eesmärkidest ja vastutusaladest.